在庫管理システムは、煩雑な在庫管理業務を効率よく行うために機能が多数備わっています。昨今は情報管理のシステムだけではなく、倉庫管理から配送まで代行してくれるなどサービスは広がりを見せています。またシステムの提供はこれまでのパッケージタイプだけではなく、安価にクラウドで利用できるタイプも増えてきました。
新しいシステムの導入は、会社にとって非常に大きな変革となります。しかしサービスの充実や多様化が進むと、自社に最適なシステムを選ぶことが難しくなってきます。
本記事では、在庫管理システムを導入するメリット・デメリットや機能、導入のためのポイントをご紹介します。自社にあったシステム選びに役立てていただければと思います。
この記事で分かること
- 在庫管理システムの機能
- 在庫管理システム導入のメリット・デメリット
- 在庫管理システムを選ぶ際のポイント
こんな方におすすめ
- 在庫管理システムを導入し業務の効率化を図りたい方
- どの在庫管理システムを選べばいいのかわからない方
- D2Cブランド・ECサイトを運営している方
- 在庫管理とは？
- 在庫管理システムとは？
- 在庫管理システムの11の機能一覧
- 在庫管理システム導入の9つのメリット
- 在庫管理システム導入の2つのデメリット
- 在庫管理システム導入前に押さえる2つのポイント
- 在庫管理システムの6つの選定ポイント
- 【まとめ】自社に最適な在庫管理システムを選びましょう
INDEX
在庫管理とは？
在庫管理とは、企業内の現物資産を、生産・販売活動に最適な状態で供給できるよう管理することを言います。
小売事業者であれば、顧客の注文に対して適切に対応できるように商品を管理することを指します。製造業であれば、製品の生産活動に必要な原材料や部品を適切い管理することとなります。
在庫管理システムとは？
在庫管理システムとは、適正な在庫管理を行うために、製品の情報や入出庫の情報を正確に効率よく把握・管理するためのものです。
例えば、もっとも基本である在庫数の記録は、目視で行うと作業量が多く、ミスも発生しやすい作業です。しかしシステムを導入することで、バーコードや端末を使って情報を入力することができるなど非常に効率よく作業を行うことができます。
在庫管理システムは日々進化しており、業態や取り扱う製品に応じて、最適化された様々な機能が備わっています。また現場の作業効率だけではなく、記録されたデータを活用して会社全体の生産・販売戦略に活かす分析も行えるようになってきています。
在庫管理システムの11の機能一覧
在庫管理システムには、作業の効率化やミスの軽減のために多くの機能が用意されています。ここでは在庫管理システムに備わっている11の機能を紹介します。
- 商品マスタ管理
- セット品管理
- 在庫管理帳票
- 入出庫管理
- ロケーション管理
- 検品管理
- 返品管理
- 棚卸管理
- 在庫照会
- 在庫分析・データ抽出
- 各種書類管理・出力
商品マスタ管理
商品マスタ管理とは、商品情報を統合できる機能です。商品情報は、在庫区分、保管場所、取引先など多岐に及びます。これらの情報を一元的に格納することで、効率の良い情報管理ができるようになります。
セット品管理
セット品管理とは、あらかじめセットとなる製品を登録することで、セットに必要な 在庫を把握できる機能です。
在庫管理帳票
在庫管理帳票とは、現在ある在庫を効率的に管理できる機能です。ロット番号や保管場所ごとなど様々な分類で管理、ソートすることができます。またエクセル等へのデータ抽出も容易です。
入出庫管理
入出庫管理とは、製品の入荷、出荷で日々変動する在庫を効率的に記録するために、日時や量を記録できる機能です。倉庫間の移動の記録や、入出庫伝票の出力もできます。
ロケーション管理
ロケーション管理とは、在庫の保管場所の管理機能です。在庫の保管場所を適切に管理することによって、大幅な作業効率の向上が望めます。
検品管理
検品は、入出庫時の伝票の数字と実際の在庫数が合っているか確認する作業です。システムを導入することで、入庫した製品の数量などの情報をバーコードを読み取るだけで、正確な入庫数を容易に入力することができます。
返品管理
返品管理は、製品の返品による在庫数の修正ができる機能です。漏れなくデーターを効率的に修正することで、ミスを大幅に減らすことができます。
棚卸管理
棚卸管理は、データと実際の在庫の数量に間違いがないか確認できる機能です。検品同様、バーコードで管理することにより、ミスが起こりがちな目視と違い、正確な数を容易に入力することができます。
在庫照会
在庫照会は、在庫の製品名、数量の照会を容易にできる機能です。生産や出荷工程において在庫状況を容易に把握できることで、作業を効率化できます。
在庫分析・データ抽出
在庫分析・データ抽出は、在庫や入出庫データから、生産や営業に必要な分析を行ってくれる機能です。例えば、生産面においては必要な部品の入庫量の調整が可能になり、営業面では売れ筋商品の把握が容易にできるようになります。
各種書類管理・出力
各種書類管理・出力は、伝票や発注書、請求書などの書類を一元的に管理し、出力もできる機能です。書類が一元管理されることで、必要な書類チェック、書類の素早い出力が容易になり作業の効率化ができます。
在庫管理システム導入の9つのメリット
在庫管理システムの導入のメリットを9つ解説します。システム導入は、現場作業の効率化だけではなく、会社全体のキャッシュフローの改善や、顧客満足度の向上にも大きく貢献します。ぜひ少し視野を広げて、システム導入のメリットを確認してください。
- 作業の標準化
- 作業効率化・スピードアップ
- 人的ミスの抑制
- 物流品質の向上
- 顧客体験・顧客満足度の向上
- 物流コストの削減
- 在庫をリアルタイムに可視化
- 需要予測の精度向上
- キャッシュフローの改善
作業の標準化
在庫管理の作業を属人ではなく、社内で標準化することができます。在庫管理システムを使うことは、入出庫の記録など作業手順が明確化され、社内の誰もが同じように作業を行うことができるようになります。
また物理的に離れた本社と倉庫、本社と店舗でも同じシステムを使って情報の管理、リアルタイムでの共有ができます。
作業効率化・スピードアップ
在庫管理システムの導入は、エクセルやアナログツールに比べ、圧倒的に作業の効率化ができ、仕事のスピードがアップします。
例えば、情報を一元管理できるため、製品情報はマスタに一度入力すれば済みます。また製品をバーコード管理することで、読み取る端末とシステムの連動により情報の入力すら不要になる場合もあります。
人的ミスの抑制
在庫管理システムの導入による作業の煩雑さの解消は、人的ミスの抑制につながります。エクセルで管理する場合、同じ情報を複数入力しなければならないなど、記載漏れのリスクが高まります。効率的に誰もが同じ手順で作業をすることができれば、ミスは大幅に減らすことができます。
物流品質の向上
物流品質とは、保管や梱包、輸送、情報の品質を指します。適切な在庫管理ができていないと、品質の落ちた長期在庫を出荷してしまうということも起こってしまいます。在庫管理システムの導入は、物流品質の向上にもメリットがあります。
顧客体験・顧客満足度の向上
適切な在庫管理は、顧客満足度の向上につながります。欠品による配送の遅れは顧客の信頼を損ないます。在庫管理システム導入による適切な在庫管理は、製品の品質に加え、スピーディーな配送などによる顧客体験の向上になります。
物流コストの削減
在庫管理システム導入は、在庫管理や棚卸にかかる人件費などの物流コストの削減につながります。アナログで煩雑な作業は、ミスによる作業量も増加させます。その結果、物流全体のコストが増大してしまいます。
在庫をリアルタイムに可視化
在庫管理システムによる情報の管理は、リアルタイムに情報の更新、共有ができます。また情報が一元化されることで在庫状況を可視化することができます。
需要予測の精度向上
在庫管理システムによって、在庫状況のデータが蓄積されることは、製品の需要予測の精度を向上させます。製品の在庫、入出庫状況のデータは、それぞれの製品がいつ需要が発生するのかを明らかにします。また分析データとして出力することもできます。
キャッシュフローの改善
在庫とはすぐに現金化できない会社の資産です。つまり在庫を抱えすぎることは、キャッシュフローを悪化させる要因となります。そのことから、在庫管理システムの導入による、適切な在庫管理はキャッシュフローの改善にもメリットがあります。
在庫管理システム導入によるメリットに関しては、こちらの記事でもご紹介しています。
在庫管理システムを導入するべき9つのメリットとは？
Sep 28, 2021
在庫管理システム導入の2つのデメリット
在庫管理システムの導入のデメリットとして、システム導入でかかる2つのコストについて解説します。
- 導入工数の発生
- 導入費用の発生
導入工数の発生
在庫管理システムを導入するデメリットは、作業に慣れるまで時間がかかるということです。システム導入は、仕事の進め方自体を、根本から変えてしまいます。
社内でシステムをはじめから使いこなせる人はいません。アナログ作業に慣れている人は、ITシステム導入への抵抗もあるでしょう。営業所が別れていたり、グループ会社で導入する場合は、現場から上がってくる問い合わせに対応するシステム担当者の負担も大きくなります。
システムの導入は、業者へ外注すればいいと考えているとすれば大間違いです。会社としてシステムを使いこなしていくために、社内の体制を整えて置く必要があると考えておくべきです。
導入費用の発生
在庫管理システムの導入は、初期費用だけではなく、保守管理やサポートの費用も必要になります。保守管理費用は、継続してかかる固定費となりますので、導入段階にしっかりと社内で検討、合意を得ておく必要があります。
また導入工数で説明したように、システムの導入は入れてお終いではありません。社員が使いこなせるようになるまでに時間がかかります。社内のシステム担当者だけで社員へのサポートがしきれない、技術的な面で対応できない場合は、業者への費用を払ってサポートを求めることも必要になるでしょう。
在庫管理システム導入前に押さえる2つのポイント
在庫管理システムの導入の前に社内できちんと検討し、合意を得ておくべきポイントを解説します。
すでに説明したとおりシステムの導入は、仕事の進め方を根本から変えます。自社に合ったシステムを導入することではじめて、作業の効率化など多くのメリットを得られます。システム導入前に、現場の声も聞きながら、きちんと準備をしておくことが大事になります。
- 自社の状況から必要な機能を洗い出しておく
- 選定ポイントの優先順位をつけておく
自社の状況から必要な機能を洗い出しておく
自社にとって必要な機能をあらかじめ洗い出しておくことです。在庫管理システムの機能一覧では、11もの機能を紹介しました。しかし業種などによって必要な機能、不要な機能があると思います。現場の運用に合わない機能は、作業効率を逆に悪化させる要因にもなりえます。
例えば、ネットショップと製造業、倉庫業では在庫管理に必要な機能は違うでしょう。また会社の規模によっても違います。小規模な会社に、高いコストを払って、過剰な機能をもったシステムを導入しても効果は期待できません。
自社の今後の戦略や、扱う商材のカテゴリ、現場からの在庫管理業務の課題を踏まえて、必要な機能を洗い出してみてください。
選定ポイントの優先順位をつけておく
自社の在庫管理システムに必要な機能が洗い出せたら、費用対効果を高めるために優先順位をつけます。システム導入は、決して安い投資ではありません、きちんと検討しないまま導入に踏み切ると、過剰投資になりがちです。
過剰投資は、コスト面の負担はもちろん、システムの複雑さが増して現場の運用に支障をきたします。その結果、多額の投資をしたにも関わらず現場であまり有効に活用されていないという事態を生むことになってしまいます。
在庫管理システムの6つの選定ポイント
在庫管理システムを選ぶ際の6つのポイントを解説します。システムの提供方法、取り扱う製品に合った機能、価格、システムに付加された物流サービスなどがポイントとなります。システム導入はコスト面は当然ですが、現場の物流業務に大きく影響を与える事から、慎重に検討することが求められます。
- システムの提供タイプ
- 拡張性・システム連携
- 特化したカテゴリ
- 在庫管理システム運営者の事業体
- カスタマーサポートの品質
- 料金プラン
システムの提供タイプ
在庫管理システムは主に3つのタイプで提供されています。それぞれのメリット、デメリットを機能面、コスト面などから自社に最適なタイプを選択する必要があります。
オンプレミス
- 自社内でサーバーやネットワーク機器を購入し利用するタイプです。業務委託先に機器を設置する場合も含みます。機器を購入するため高額な初期費用がかかり、導入までの時間がかかります。一方で自社サーバーなので独自のセキュリティ対策や運用時のコスト管理がしやすい面もあります。
パッケージ
- 自社のPCにインストールして利用するタイプです。他タイプよりシステムが成熟していることや、会計や販売システムと連動する拡張性が高いことが特徴です。一方で、初期費用やランニングコストが他タイプに比べて高額な場合が多いです。
クラウド
- インターネット上で提供されるシステムを利用するタイプです。低額な初期費用、定額の月額費用で、アカウントを取得後すぐに利用を開始することができます。他のシステムと連携ができないなど拡張性の面で他タイプより劣ります。
拡張性・システム連携
自社に合ったシステムを構築する上で、機能の拡張性や、会計・販売システムなどの他システムの連携を確認する必要があります。以下3点、拡張性・システム連携で抑えていくべきポイントを解説します。
入力機器は追加で必要か？
- 製品情報の入力のためのバーコードの読み取り機器が追加で必要か確認します。多くの場合ハンディターミナルと呼ばれる機器が追加で必要ですが、最近はスマートフォンやタブレット端末でも代用可能なシステムも増えてきています。
受注管理・配送管理システム
- 受注や配送管理システムと連携できるか確認します。例えば、注文を一元管理する受注管理システムと連携し、出荷データを在庫管理システムに取り込むことで、出荷と在庫のデータを一体的に管理できるようになります。
- また、受注管理システムの中には｢自動出荷｣に対応しているものもあります。すべての受注情報から住所記入ミスなど対応が必要なものを除いて自動的に倉庫へ出庫指示を出すため、人がマニュアルで受注情報を確認をしてscvアップロードを行う必要がなくなります。工数削減や人的ミス削減だけでなく出荷スピードも向上し、お客様の満足度向上にも繋がるため、特にD2Cブランド･EC事業の運営においては重要なポイントとなります。
POS連携
- POSシステムとの連携が可能か確認します。POSは、一般に小売店のレジで使われる場合が多いですが、在庫管理においても作業を容易にすることができます。POSを使えば、製品のバーコードを読み込むだけで、製品情報や数量をシステムに入力することができるようになります。
特化したカテゴリ
自社が扱う製品に必要な機能があるかを確認する必要があります。在庫管理システムの多くは、製造業などに最適化されて開発されてきました。そのことから自社に必要な情報が入力できるのか、最適な機能があるのかを確認しておきましょう。
商材カテゴリ特化
- 自社が取り扱っている製品に必要な情報が管理できるか確認します。例えば、食材を扱う場合に、「冷蔵冷凍管理」や「賞味期限」の情報などの管理が必要になります。
事業体特化
- 自社の事業体、業界に必要な機能を持っているかを確認します。例えば、EC事業者であれば頻繁に発生する「返品」へ対応する機能が必要であり、食品製造業であれば「トレーサビリティ」への管理機能も必要となります。
EC物流は特有の業務が発生するため、事前に内容を把握しておくのがおすすめです。詳しくはこちらの記事でご紹介しています。
EC物流倉庫の業務プロセスとは？D2Cブランド担当者が押さえておきたい8つの業務をご紹介
Sep 9, 2021
在庫管理システム運営者の事業体
在庫管理システムの運営事業者は、システムの提供のみならず、物流全体の運用代行をしてくるサービスを行っている場合もあります。
システム提供をする事業者が、どこまでのサービス提供を行っているのかを確認する必要があります。具体的には、WBS（倉庫管理システム）や、3PLと言われる物流戦略からシステムの構築まで請け負う事業体のことです。
倉庫管理や配送までのマネジメントを自社で行うことが負担になっている企業も多いでしょう。その場合、システム導入だけではなく、自社の物流全体を包括的にサポートしてくれる事業者に委託をすることも一つの選択肢になります。
EC事業を行っている場合は、物流委託の目安は月300件以上と言われています。保管から発送までの業務を完全に委託することでコスト削減をすることができるでしょう。
EC物流代行サービスについては、選定ポイント含めこちらの記事でご紹介しています。
EC物流代行とは？アウトソーシング前に押さえるべきポイントを徹底解説
Oct 5, 2021
カスタマーサポートの品質
繰り返しになりますが在庫管理システムは、導入して終わりではありません。社内でシステムを使いこなせるまでに時間がかかります。そのため、カスタマーサポートの品質はとても重要です。
運用を開始してから現場から上がってくる課題にしっかり対応するために、カスタマーサポートをしっかり行ってくれる事業者が提供するシステムを選びましょう。
料金プラン
在庫管理システムを導入する場合の料金プランを確認します。大きく分けて、初期費用、固定費、物量に応じた従量課金費用に分けられます。提供タイプによって金額が大きく変わるので注意が必要です。
初期導入費用
- 導入に際してかかる初期費用です。オンプレミス、パッケージの場合は数十万～数百万、クラウドタイプでは0~10万円程度となります。
固定費
- システムの利用基本料金・保守にかかる固定費です。クラウドタイプでは数千円~2万円程度、オンプレミス、パッケージの場合は数万円~数十万円となります。
従量課金費用
- 倉庫や配送など物流を委託する場合に、取り扱う数量によって入庫費用や梱包費用、発送費用がかかります。
【まとめ】自社に最適な在庫管理システムを選びましょう
本記事では、在庫管理システムの基本的な機能から、導入に向けたシステム選定のポイント等について紹介してきました。
在庫管理システムは、機能面だけでなく提供タイプの多様化、サービスの範囲の拡大により選択肢が増えました。新しい機能やサービスに目を奪われがちですが、何より重要なのは、自社にあったシステムやサービスを選ぶということです。
新たにシステムを導入することは、金銭的なコストだけではなく、システムを社内に定着させていくための時間も労力も必要になります。自社に合わない過剰なスペックや、自社の取り扱う製品管理に合わないシステムを導入してしまうことは、会社にとって大きな損失となります。
ぜひ本記事をお役立ていただき、自社にあったシステム導入をご検討ください。
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