一元管理とは？6つのメリット＆3つのデメリットと業務効率化のコツを解説！

1. 一元管理とは？どんな意味？

一元管理（いちげんかんり）とは、「情報・データなどを一箇所にまとめて、管理方法を統一すること」を意味する言葉です。

たとえば、複数部署を跨いで別々に管理していた情報やシステムを全体で管理したり、複数運営しているECサイトの受注・在庫・商品管理などの情報をまとめて管理したりすることが挙げられます。

企業においては一般的に、「ヒト・モノ・金・情報＝経営資源」が一元管理の対象となります。

一元管理をアナログな方法で行うのは限界があるため、ITツールの活用が欠かせません。

現在では多くの一元管理システムがリリースされており、機能や費用もさまざま。利用目的を踏まえて特徴などを比較しながら、自社にマッチした一元管理システムを選ぶといいでしょう。

1-1. 一括管理・同期との違い

一元管理に似た類語として「一括管理」があります。「一括管理」とは、部署ごとで管理していたものを一箇所に集めて管理することを指す言葉です。

複数のものを一箇所にまとめるという意味では一元管理と似ていますが、一元管理の場合は「管理方法を統一する（＝効率化）」の意味も含まれます。

また、似た用語に「同期」があります。同期とは、スマートフォンとパソコンなど、異なる端末同士でデータを共有し、ファイルやフォルダを同じ状態にできる機能を指す言葉です。

近年、EC市場は急速な成長を続けていますが、同時に消費者のニーズも多様化しています。また、技術の進化やトレンドの移り変わりなどによって、EC運用は複雑化しているのが現状です。

1-2. 一元管理の重要性

一元管理を行えば、煩雑になった個別の業務をひとまとめにでき、業務が多岐にわたるECサイト運営をより簡単に、効率的に行えるようになります。

たとえば、AnyMind Groupの「AnyX」では、自社ECサイトやECモールなどのECチャネル、広告、物流、CRM（顧客関係管理）、カスタマーサポートなど、ECサイト運営に欠かせないすべての領域のデータを一元化することが可能です。

一元管理は、EC運営をはじめとしたさまざまな業種で活用されています。バラバラになった情報やデータをまとめれば、管理がしやすくなるだけでなく、必要なときに欲しい情報をすぐに引き出して活用することが可能です。

2. 一元管理の6つのメリット

一元管理には、以下のようなメリットがあります。

・業務効率化
・コスト削減
・ミスの低減
・情報共有・情報活用の活発化
・円滑なコミュニケーションの促進
・セキュリティの向上

ここからは、それぞれのメリットについて見ていきましょう。

2-1. 業務効率化

一元管理の大きなメリットが、工数削減、作業時間の短縮、業務フローの簡略化など、業務効率化を図れることです。

たとえばECサイトの場合、複数のECサイトを一つの画面で管理できれば、工数を削減できます。

サイトごとにログインしたり、画面を切り替えたりして管理を行うのは、手間がかかるもの。1日10分ほどの手間だったとしても、1ヶ月繰り返せば、300分＝5時間もの時間がかかっていることになるのです。

受注・発注・在庫管理などが発生するEC運営では特に一元管理の効果が大きくなります。これまで複数人が担当していた業務を一人でこなせるようになるなど、業務フローの簡略化が可能です。

2-2. コスト削減

一元管理を行うと、業務の無駄が省け、効率的な管理が可能になります。業務フローが改善され、工数や作業時間が減れば、人件費が削減できるでしょう。

複数のツールを使って別々の場所で管理していた場合は、それらの維持管理費の削減にもつながります。

2-3. ミスの低減

複数の担当者が各々で情報を管理していると、情報の伝達ミスや入力ミスなどのヒューマンエラーが生じやすくなる傾向があります。一元的な管理を行えば、このような人的ミスを低減・防止することも可能です。

2-4. 情報共有・情報活用の活発化

これまで部署ごとに管理していた情報を一元化することで、社内での共有や活用が活発になることもメリットです。バラバラに分散していた情報を体系的に管理すれば、これまで以上に有効活用しやすくなります。

情報は、企業にとって最も大切な経営資産の一つ。

情報を活用しやすい状態にしておくことで、「社員同士の情報格差がなくなる」、「意思決定のスピードが早くなる」、「ノウハウやデータなど今後活用できる情報が活用しやすい状態で蓄積されていく」という良い循環を生み出せます。

2-5. 円滑なコミュニケーションの促進

ECサイト運営にはさまざまな業務がありますが、それらを一元化することは、管理、営業、現場、開発、経営層など社内のタテとヨコの壁を取り払うことにつながります。

情報共有がしやすい状態になれば、部署間や担当者間のコミュニケーションが活発化し、重要な連絡や配置異動などの連絡も簡単になり、組織全体の意思決定のスピードも向上するでしょう。

2-6. セキュリティの向上

一元管理は、セキュリティ向上にもつながります。情報があちこちに分散している状態では、管理ポイントが増えるため、企業が目指すセキュリティポリシーが行き渡らない可能性が考えられます。

また、万が一情報漏えいが起きた場合に、気づくのが遅れてしまうリスクもあります。情報漏えいは人的ミスによるものがほとんどであるため、管理ポイントを減らせばミスを軽減できるでしょう。

3. 一元管理の3つのデメリット

一元管理には多くのメリットがありますが、以下のようなデメリットもあります。一元管理のためのシステム導入を考えている場合は、このような注意点を知っておくといいでしょう。

・導入・運用コストがかかる
・これまでの業務フローを変える必要がある
・システムが複雑になる可能性がある

ここからは、それぞれのデメリットについて解説します。

3-1. 導入・運用コストがかかる

一元管理を行う場合、システムやサービスを導入する必要があり、導入コストや運用コストがかかります。費用は、導入の目的やシステム化する範囲によって変動します。

導入の際は、自社に必要な機能を過不足なく搭載しているか、必ずチェックしておきましょう。

また、システム導入によってどんな効果を得たいかを明確にしておくと、導入後の費用対効果を測る指標にできます。

3-2. これまでの業務フローを変える必要がある

一元管理を行うことは、企業の管理・運営体制を改革するということでもあります。これまでの業務フローを変更する必要があり、新しい体制に慣れるまでに時間がかかる可能性も考えられます。

現場に混乱が起こらないよう、事前に社内で変更点などについての情報を共有し、意識改革や操作方法をレクチャーしておくといいでしょう。

3-3. システムが複雑になる可能性がある

システムがなかなか社内に浸透せず、一部の人しかシステムを使わない状況になってしまっては、導入した意味がなくなってしまいます。

一元管理システムの中には操作性が複雑なものもあるため、「操作方法が複雑になった」「システムを使う人が減った」ということにならないよう、使いやすいシステムを選ぶことが大切です。

4. 効率的な一元管理を行うためのポイント

ここからは、効率的な一元管理を行うためのポイントをご紹介します。

4-1. 社内で目的を共有する

導入前に、システムを使用する社員に導入目的を伝えておきましょう。一元管理システムのメリットを最大化させるためには、社内にしっかりと定着させる事が重要です。

前もって導入目的を共有しておけば、運用していく中で改善点が見つかった場合でも、スムーズに軌道修正ができるでしょう。

4-2. システム化する範囲を決めておく

Cサイト運営にはさまざまな業務がありますが、中には一元化が難しい部分もあります。

どこからどこまでの範囲でシステム化すれば、サービスのレベルを損なうことなく最大限の効率化ができるか、自社の利益だけでなく相手の利便性も考えて決めるといいでしょう。

4-3. 導入後の周知・フォローを行う

事前の意識改革や操作方法のレクチャーに合わせて、導入後も積極的に一元管理システムの周知を行うことが大切です。

また、実際に運用を開始した後のフォローも欠かせません。一元管理システムの導入によってシステムを扱う社員や現場の担当者、責任者の負担が一時的に大きくなることが考えられるため、しっかりとフォローを行う必要があります。

5.一元管理でEC運営の複雑化を解決！

EC事業の運営では、多様化するユーザーニーズに応えるため、複数の販売チャネルを使い分けることが求められるようになってきていますが、システムを上手く活用すればより効率的かつ効果的な運営が可能です。

一元管理で業務の分散によって生じていた無駄を省き、効率化が進めばミスも減り、企業やクリエイターはより自由に、本来取り組むべきクリエイティブな作業に打ち込めるでしょう。

「AnyMind Group」では、商品開発、生産、ECサイト構築から物流、マーケティング、海外展開までワンストップでサポート。

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