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受注管理システムとは?EC運営における自動出荷など基本的な機能から特徴までご紹介

ECサイト運営における受注管理システムの重要性が高まってきており、中でも「自動出荷」の実現は大きなメリットの1つです。受注管理の基本的な業務の流れから受注管理システムの機能などをご紹介します。

EC事業を運営する上で注文から商品お届けまでの「スピード」と「正確さ」でブランドが評価されます。業務量の多さや複雑さにかかわらず、ミスを最低限に防ぎ、可能な限り早く商品を出荷することが求められてきます。「受注管理システム」を導入することでEC事業を運営する上での注文から商品お届けまでの「スピード」と「正確さ」に関する問題はクリアできます。

本記事では、「受注管理システム」の基本的な機能の紹介からシステム導入をした後にできることについてご紹介します。

この記事で分かること

  • 受注管理の業務の流れ
  • 「受注管理システム」の基本的な機能
  • 「受注管理システム」導入でできること

こんな方におすすめ

  • EC事業で受注管理業務をしている方
  • 受注管理システムに興味のある方
  • これからEC事業で受注管理の仕事をする方

受注管理とは


受注管理とは注文受付後に情報を正しく記録して活用できる状態にしておく一連の管理を指します。

EC事業に限らず、企業が注文を受けてから商品を発注するまでには「どの商品を・何個・いつまでに」納品するのかという「受注管理」が必要です。

EC運営に不可欠な「受注管理」のポイント


EC運営を行う上で「受注管理」は重要な業務です。「受注管理」を正しく行えないと、顧客からのクレームに繋がります。EC運営の「受注管理」には次のようなことに気をつけましょう。

複数の受注状況を一つにまとめましょう。複数販売チャネルの受注情報を一元管理することで複数の受注状況を一目で管理することができます。販売チャネルの受注情報がバラバラになっていると、見落としが起こってヒューマンエラーが起こりやすくなります。

作業を平準化させて業務フローの状況をわかるようにしましょう。作業を平準化することで、業務フロー全体の状況を確認することができます。業務フローが見えると出荷の自動化もしやすくなります。

在庫状況がわかるようにしましょう。受注状況が常にリアルタイムでわかることで、在庫の一元管理・各ECサイトへのリアルタイムに反映させることができます。

顧客データの一元管理をしましょう。顧客データを管理することで商品の購入履歴がわかり、顧客の購入情報を元にマーケティング戦略を組めます。

EC運営を行ううえでこれらの情報は必要不可欠であるので、受注管理を行うことは非常に大切です。

受注管理の業務の流れ


受注管理は業態によって業務の流れは変わります。今回はEC事業に特化して受注管理の流れについて解説します。

受注管理業務の最初は注文内容の確認を行います。住所と郵便番号の一致など、情報が不足していないかの確認を行います。

次に決済の確認を行います。受注を受けたら決済が正しく行われているかを確認します。 決済の確認ができたら在庫の引当を確認します。在庫から商品を取り出したら、在庫数の管理を行います。

次に出荷伝票の作成を行います。商品出荷を正しく行った証明として出荷伝票を作成します。 出荷伝票を作成したら商品に梱包し、送り先や納期に間違いがないかを確認した上で商品の発送をします。

受注管理システムとは?基本的な機能


EC事業における受注管理システムとは注文・受注・出荷管理の一連の受注管理業務を一元管理、自動化するシステムです。受注管理システムは複数の販売チャネルからの受注状況を確認することができます。

ここからは受注管理システムの基本的な機能についてそれぞれ解説します。

注文情報


お客様から注文をいただいた情報を確認することができます。受注管理システムでは注文履歴を確認することでどのタイミングで何を購入したのかを確認できます。

顧客情報


受注管理システムから顧客情報を確認できます。お客様が購入した履歴や個人情報を確認することができますので、それぞれの顧客に合わせた提案もしやすくなります。

商品情報


受注管理システムで商品情報の確認ができます。ECサイトに登録した商品の情報を確認して、お客様の嗜好に合わせた商品ラインナップを検討するときに使える情報が確認できます。

在庫情報


受注管理システムで商品の在庫状況を確認できます。在庫数の動きをリアルタイムで追跡することができるので最新の在庫状況をすぐにECサイトに反映することができます。

受注管理システム導入でできること


受注管理システムを導入することで、これまで見過ごしがちになっていたことやできなかったことができるようになります。ここからは具体的に受注管理システム導入でできることについて解説します。

修正が必要な注文情報のピックアップ


受注管理システムを導入することで修正が必要な注文情報をピックアップできます。注文数が1,000件を超えてくるなど数が多いと1件1件確認するのは大変です。
受注管理システムを導入することで、修正が必要な注文情報をピックアップするのが簡単になります。

自動出荷


受注管理システムを導入することで、商品の自動出荷が対応できるようになります。注文情報に不備がなければ在庫引当て・出荷伝票作成・倉庫への出荷依頼を自動で行うことができます。

同梱のカスタマイズ


受注管理システムを導入すると、作業効率が向上するため、同梱のカスタマイズを行う余裕が生まれます。EC運営では梱包も顧客満足度を高める要素の一つであり、顧客に適した同梱のカスタマイズができるのもメリットです。

購入者への確認メールの送信


受注管理システム導入で購入者への注文確認メールを送信することができます。実際に購入した商品情報を送ることで、購入者も誤って購入をしたということがないように確認することができます。

在庫の一元管理・各ECサイトへのリアルタイム反映を自動化


受注管理システムを導入することで、複数販売チャネルからの注文履歴を一括でトラッキングすることで、在庫の一元管理ができて各ECサイトへ在庫状況をリアルタイムに反映することができます。リアルタイムにECサイトへ在庫状況を反映することができるので、お客様も安心して在庫を確認した上で購入ができます。

ECには受注・出荷・在庫管理をすべて搭載している物流管理プラットフォームがおすすめ


EC事業を行う上で、受注・出荷・在庫管理を行うことが必要であり、受注管理システムを導入することで解決することができます。

自動出荷含め効率的なEC運営の体制を整えるためにも、受注管理システム、在庫管理システム、出荷管理システムなどを連携する必要があります。 最初からすべてが一つになった物流管理システムを選ぶことで、全ての機能を活用することができ、受注管理業務もスムーズに行うことができます。

特にEC事業を行う上では、受注・出荷・在庫管理を全て搭載している「物流管理プラットフォーム」がおすすめです。

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